AiGentDOKUMENTUMKEZELŐ ÉS INBOX MODUL
E-mailek és dokumentumok automatikus feldolgozása.
Reggelre összesítve: a bejövő leveleket kategóriákba rendezi, a mellékleteket a megfelelő mappába menti, az új kontaktot rögzíti a CRM-ben, és napi összesítőt küld. Ami emberi döntést kér, azt eszkalálja.
Kinek szól
Azoknak a cégeknek, ahol a közös postafiókba naponta több tucat levél érkezik vegyesen: érdeklődés, megrendelés, számla, reklamáció, beszállítói visszaigazolás. Jellemzően az ügyvezető vagy egy adminisztrátor válogatja szét kézzel, a mellékletek pedig a levelezőben maradnak. Ha a hét egy napja ezzel megy el, ez a folyamat érdemes az elsők között.
Milyen problémát old meg
A fontos levél elvész a hírlevelek között. A számla nem kerül időben a könyvelőhöz. Az új érdeklődő nincs a CRM-ben, ezért senki nem követi. A megválaszolatlan ügyek nem látszanak. Az ügynök nem gyorsabban olvas helyetted, hanem rendet tart: minden levél kategóriát, helyet és felelőst kap, mielőtt te belenézel.
Pontosan mit végez el az ügynök
- 01OsztályozásMinden bejövő levelet besorol: Érdeklődők, Megrendelések, Számlák, Problémák, Egyéb. A kategóriákat a te működésedhez igazítjuk.
- 02Mellékletek mentéseA csatolmányokat a dokumentumtár megfelelő mappájába menti (például Jog, Pénzügy, HR, Értékesítés), egységes névvel.
- 03Kontakt rögzítéseÚj feladót ügyfélként vagy érdeklődőként rögzít a CRM-ben, a levél tartalmával együtt.
- 04Válasz-előkészítésA rutinkérdésekre választervezetet ír a te hangnemedben és aláírásoddal. A tervezet piszkozatként vár, vagy beállítás szerint kimegy.
- 05EszkalációAmi emberi döntést igényel (reklamáció, szokatlan kérés, határidős ügy), azt megjelöli, összefoglalja, és reggelre az asztalodra teszi.
- 06Napi összesítőEgy levél a nap végén: hány bejövő, hány csatolmány, hány új kontakt, mi vár döntésre.
Bemenetből kimenet
| Bemenet | Amit az ügynök csinál vele | Kimenet |
|---|---|---|
| Bejövő e-mail a közös postafiókba | kategorizál, feladót azonosít, sürgősséget becsül | címkézett levél, felelős és határidő |
| Melléklet (PDF, kép, táblázat) | felismeri a típusát, elnevezi, a megfelelő mappába menti | rendszerezett dokumentum a dokumentumtárban, visszakereshetően |
| Ismeretlen feladó | ellenőrzi, van-e már a CRM-ben, ha nincs, rögzíti | új kontakt vagy érdeklődő a CRM-ben |
| Hangüzenet (WhatsApp) | átírja, értelmezi az utasítást | naptárbejegyzés vagy feladat, visszajelzéssel |
| A nap forgalma | összesít | napi riport e-mailben, a döntésre váró ügyek listájával |
Az ügynök besorol, rendszerez és előkészít. Kifelé menő választ csak ott küld magától, ahol te ezt kifejezetten engedélyezted (például egyszerű visszaigazolásoknál). Reklamációt, jogi tartalmú levelet, pénzügyi döntést nem válaszol meg, hanem eszkalál. A besorolási hibákat egy kattintással javítod, és a rendszer tanul belőle.
Mely rendszerekhez kapcsolódik
A referencia-bevezetésekben Gmail a bejövő csatorna, Odoo a CRM és a dokumentumtár, a hangüzenetek WhatsApp-ból érkeznek. A mappaszerkezet lehet a meglévő felhős tárhelyed is. Más levelező- vagy dokumentumrendszerhez egyedi integrációt készítünk, ajánlat alapján.
Hogyan történik a bevezetés
- 0120 perces beszélgetésMegnézzük, mi viszi el nálad a legtöbb időt, és eldöntjük, hogy ez a folyamat jó első lépés-e.
- 02FeltérképezésÖsszegyűjtjük a sablonokat, árlistákat, szabályokat és a kivételeket: ebből épül a digitális iker erre a folyamatra.
- 03Építés és tesztAz ügynök először csak javaslatot készít, te ellenőrzöd. Addig hangoljuk, amíg a javaslatok rendre jók.
- 04Élesítés jóváhagyási kapuvalA döntési pontok nálad maradnak. Az iker naplózza, mit csinált, így minden lépés visszakereshető.
Mi befolyásolja az árat
Az árat három dolog mozgatja: a bekapcsolt modulok száma, a folyamat bonyolultsága (hány kivétel és döntési pont van benne), és a szükséges integrációk. A közzétett kiindulópont az AiGent One csomag: 225 000 Ft/hó előfizetés és 300 000 Ft egyszeri telepítési díj, nettó árak. Egyedi folyamatokra és integrációkra ajánlat alapján dolgozunk. A 20 perces beszélgetés után a saját folyamataidra szabott ajánlatot kapsz, kötelezettség nélkül.
Milyen valós bizonyíték érhető el
Az alábbi bevezetésekről a megrendelők cégszerűen aláírt igazolást adtak. A cégneveket üzleti érdekből itt nem közöljük, az igazolásokat kérésre bemutatjuk.
- Vendéglátás és borászat, Észak-MagyarországVendégmegkeresések egységes fogadása több csatornáról, a levelezés előkészítése emberi jóváhagyás mellett, dokumentumok kategorizálása és feltöltése az Odoo-ba. A bevezetés jelenleg is fut.
- Napelemes kivitelező, Kelet-MagyarországBeérkező dokumentumok automatikus felismerése és rendszerezett, mappákba sorolása (intelligens iratkezelés), helyszíni bevezetéssel és betanítással. Kezdeti, aktív szakasz.
A bemutatón a saját postafiókod egy napi forgalmán mutatjuk meg, mit csinálna vele az ügynök.
VÁSÁRLÓI KÉRDÉSEK
Amit erről a folyamatról kérdezni szoktak.
Az ügynök a te rendszeredben, a te postafiókodhoz kapott hozzáféréssel dolgozik, és csak azt a mappát vagy címkét nézi, amit megadsz. A besorolás célja a rend, nem a tartalom továbbítása. Az adatkezelés részleteit az adatkezelési tájékoztató és a szerződés rögzíti.
Átteszed a jó helyre, ez visszajelzés a rendszernek. A bevezetés első heteiben szándékosan gyakrabban nézzük együtt a besorolást, amíg a hibaarány a megbeszélt szint alá nem megy.
Csak ott, ahol engedélyezed, például egyszerű visszaigazolásoknál. Alapbeállításban a válaszok piszkozatként várnak rád, a te hangnemedben megírva.
A referencia-bevezetésekben Gmail. Más levelezőrendszer integrálható, ezt a feltérképezéskor egyeztetjük.
A kategóriák és a mappaszerkezet egyeztetése után az ügynök tesztüzemben indul, ahol csak javasol. Az élesítés akkor jön, amikor a besorolás megbízhatóan jó. A pontos ütemet a feltérképezés után adjuk meg.
TWIN READY
Nézzük meg a te folyamatodon.
20 perc alatt megmutatjuk, mit venne át az iker nálad, és mennyi időt adna vissza. Kötelezettség nélkül.